退職者の削除で共有スプレッドシートが消える前にやる3つ

結論：退職者のアカウントを削除する前に、この3つだけは必ずやる

退職者の Google アカウントを削除すると、その人がオーナー（所有者）だったスプレッドシートやドキュメントは、共有していたはずの他のメンバーからも開けなくなります。「ちゃんと共有していたから大丈夫」は通用しません。共有はアクセス権の話であって、所有権の話ではないからです。削除ボタンを押す前に、次の3つを済ませてください。

• ①オーナー権限をまとめて在籍者に移す／管理コンソールの［アプリ］→［ドライブとドキュメント］→［オーナー権限を譲渡］で、退職者のマイドライブにあるファイルを一括で移せます。
• ②業務で使い続けるファイルは共有ドライブへ移す／共有ドライブのファイルは個人ではなくチームが所有するため、メンバーのアカウントが管理者によって削除されてもファイルは残ります。
• ③いきなり削除せず、まず「一時停止」で1〜2か月様子を見る／停止ではメール・ドキュメント・カレンダーなどのデータは削除されません。移し忘れが後から見つかっても取り返しがつきます（ただし停止中のアカウントもアクティブなアカウントと同様に課金されます）。

すでに削除してしまった方は、先に「消えたあとに気づいた場合：20日以内なら戻せる」を読んでください。削除後20日を過ぎると、データは完全に削除され復元できなくなります。急いでください。

以下の内容は、Google Workspace 管理者ヘルプの公式ドキュメント（ユーザーを削除する／管理者がドライブのファイルのオーナー権限を移行する／最近削除したユーザーを復元する）で裏を取ったうえで、Mihata が実際の現場で見ている失敗パターンを足してまとめています（2026年9月時点）。

なぜ「共有していたのに」消えるのか：マイドライブは個人の持ち物だから

Google ドライブには、マイドライブと共有ドライブの2種類があります。決定的に違うのは誰がファイルを持っているかです。マイドライブに作ったファイルは、何人に共有していても作った本人ひとりの持ち物のままです。編集者として招待された人は「鍵を貸してもらっている人」にすぎず、家そのものは持っていません。

だから、持ち主のアカウントが消えると家ごと無くなります。一方、共有ドライブのファイルは個人ではなくチームが所有します。公式ヘルプにも、メンバーがチームを離れてそのアカウントが管理者によって削除されても、そのメンバーが共有ドライブに追加・作成したファイルは残る、と明記されています。

よくある症状の出方

実務では、いきなり全部が消えるというより、じわじわ壊れる形で出てきます。

• シートを開こうとすると「アクセス権が必要です」「権限がありません」と出る（症状別の切り分けはスプレッドシートで「権限がありません」と出て共有できない時の対処にまとめています）
• 集計シートの数値だけが #REF! になる。参照元のシートが退職者の所有で、そこだけ消えている（IMPORTRANGEが「読み込んでいます」から進まない原因）
• スプレッドシートに紐づいた GAS（Apps Script）のトリガーが止まる。トリガーは設定した人のアカウントで動いているため、その人が消えれば自動処理も止まります
• フォームの回答先シートが開けない。フォーム本体が退職者所有だと、回答の蓄積そのものが止まります

特に最後の2つは、消えた当日には誰も気づきません。月次の集計日や請求日になって初めて「数字が出てこない」と発覚します。

【退職が決まってから削除するまで】今日やる手順

退職日が決まった時点から、この順番で進めてください。所要はファイル数にもよりますが、棚卸しを含めて半日〜1日です。

手順1：退職者が所有しているファイルを洗い出す

本人がまだログインできるうちが一番早いので、本人に Google ドライブの検索窓で owner:me と検索してもらい、業務で使っているものをリストにしてもらいます。本人が既にいない場合は、管理者が管理コンソールのドライブのレポートから所有ファイルを確認します。

手順2：残すものを共有ドライブへ移す

「今後も誰かが使い続けるファイル」は、オーナーを個人に付け替えるのではなく共有ドライブへ移動します。個人に付け替えるだけだと、次にその人が辞めたときに同じ事故が起きます。判断基準は後述の表にまとめました。

手順3：残りのオーナー権限をまとめて譲渡する

共有ドライブに移しきれなかったマイドライブのファイルは、管理コンソールから一括で譲渡します。公式手順では、まず現在のオーナーのアカウントを一時停止してから［ドライブとドキュメント］→［オーナー権限を譲渡］に進み、移行元と移行先のメールアドレスを入力します。移行先は同じ組織内のアクティブなユーザーである必要があり、外部ユーザーへは移行できません。移行後、新オーナーのマイドライブに「移管したファイル」フォルダが作られます。

注意したいのは、ゴミ箱の中のファイルは移行されない点です。必要なものが混ざっていないか、譲渡の前に必ずゴミ箱を確認して復元しておきます。

個人のマイドライブに業務の基幹データが乗っている状態そのものを、そろそろやめたい——という段階まで来ているなら、私たち Mihata はスプレッドシートを社内の業務アプリに仕立て直すお手伝いもしています。記事の途中で恐縮ですが、共有ドライブへの引っ越しと同時に「誰が辞めても動く形」に作り替えたい場合の参考にしていただければ幸いです。

手順4：ファイル以外の「本人しか譲れないもの」を先に渡してもらう

ここが一番抜けます。公式ヘルプによると、削除プロセス中に特権管理者が移行できるのはユーザーのドライブとドキュメントのファイル、メインカレンダーのデータ、データポータルのデータです。裏を返すと、それ以外は自動では移りません。とくにユーザーが所有するグループカレンダー（本人が作ったサブカレンダー）は削除されないものの移行もされないため、本人が退職前に譲渡する必要があります。Apps Script のプロジェクト、本人が作ったフォーム、本人のアカウントで認証している外部サービス連携も同じで、在籍中に渡してもらうしかありません。

手順5：削除ではなく一時停止にして、1〜2か月置く

ユーザーを一時的に停止すると、メール・ドキュメント・カレンダーなどのデータは削除されません。新着メールやカレンダーの招待はブロックされますが、共有ドキュメントへのアクセス権を持つ共同編集者は引き続き閲覧・編集できます。停止中のアカウントもアクティブなアカウントと同様に請求されるため費用はかかりますが、月次業務が1〜2周して「実は必要だった」が出尽くすまでの保険としては安いものです。長期保管が目的なら、Archived User（AU）ライセンスやデータエクスポートという選択肢もあります（離職した従業員のデータを保持するためのオプション）。

【消えたあとに気づいた場合】削除から20日以内なら戻せる

削除してから「あのシートが開けない」と気づいた場合、復元できるのは削除後20日間だけです。20日を過ぎるとユーザーのファイルは削除され、復元できなくなります。手順は次の3ステップです。

1. 削除したユーザーを復元する／特権管理者で管理コンソールにログインし、［ディレクトリ］→［ユーザー］→［その他のオプション］→［最近削除されたユーザー］から対象を選んで復元し、割り当てる組織部門を選びます。
2. ファイルのオーナー権限を在籍者に譲渡する／復元したアカウントを一時停止したうえで、［ドライブとドキュメント］→［オーナー権限を譲渡］を実行します。
3. 移行が終わったことを確認してから、あらためて削除する／新オーナーの「移管したファイル」フォルダに中身が入っているのを目で見てから消します。

復元には条件があり、そのユーザーに割り当てられるライセンスの空きが必要です。人数分きっちりでライセンスを削っていると、復元しようとした瞬間に止まります。空きが無ければライセンスを1つ買い足してから復元してください。なお、復元の反映には通常24時間以内、まれに最長5日ほどかかることがあります。

20日を過ぎてしまった場合、管理者側から戻す手立てはありません。現実的な復旧は、そのシートを編集者として共有されていた人のドライブ履歴や、ローカルにダウンロード済みの Excel、メール添付、Looker Studio や BI 側に残った抽出データから組み直す、という力技になります。ここに至る前に止めるのが、この記事の目的です。

【これから備える人へ】共有ドライブに移すべきファイルの判断基準

「全部を共有ドライブに入れればいい」と言われがちですが、実際にやると個人のメモや下書きまで全社から見える場所に出てしまい、かえって運用が止まります。Mihata が引っ越しの設計をするときに使っている線引きは、「その人が明日いなくなったら業務が止まるか」の一点です。

迷ったら共有ドライブに寄せて構いません。逆方向（共有ドライブ→マイドライブ）の引っ越しは、あとからいつでもできます。

現場で本当に多い、4つの失敗パターン

ここからは公式ヘルプには書かれていない、Mihata が実際の支援先で繰り返し見ている失敗です。

1. 基幹の表が、いまも個人のマイドライブに置かれたまま

実務でいちばん多いのがこれです。受注管理や請求の元データが、数年前に作った担当者のマイドライブに置かれたまま全社で使われている。作った本人も「自分の持ち物」だと思っていません。退職の引き継ぎリストには業務手順は載っていても、ファイルの所有者まで棚卸しされることはほぼありません。退職面談の場で owner:me の検索結果を一緒に見る、という15分を入れるだけで大半は防げます。

2. 参照元だけが消えて、参照している側が静かに壊れる

現場で多いのは、退職者が作った小さな「元データ」シートを、部署ごとの集計シートが IMPORTRANGE で参照しているケースです。消えるのは元データだけなので、管理部門の目に入る集計シートは開けます。ただし数字が #REF! になる、あるいは更新が止まって古い数字のまま表示され続ける。後者は誰も気づけません。会議で先月と同じ数字が出ていて初めて発覚します。参照関係のある表は、参照元こそ先に共有ドライブへ移してください。

3. 「編集者だから大丈夫」と思い込んでいる

編集権限はコピーを作る権利を与えてくれますが、ファイルを守ってはくれません。どうしても共有ドライブに移せない事情がある場合の応急処置は、在籍者が自分のドライブにコピーを作り、そのコピーのオーナーになっておくことです。ただしこれは二重管理の始まりでもあるので、あくまで一時しのぎと割り切ってください。複数人で1枚のシートを使うときの壊れ方は複数人で使うスプレッドシートが壊れる原因と対策でも整理しています。

4. 引き継ぎ資料に「ファイルの場所」が書かれていない

引き継ぎ書に業務のやり方は書いてあるのに、その業務で使うファイルの URL と所有者が書かれていない、というのもよくあります。引き継ぎのフォーマットに「使うファイルのURL」「現在の所有者」「共有ドライブに入っているか」の3列を足すだけで、退職時のチェックリストとして機能します。そもそも引き継ぎ資料が作れない、という手前の問題を抱えている場合は引き継ぎ資料が作れない原因と属人化の解消3手順もあわせてご覧ください。

退職者のアカウントをどう扱うか：4つの選択肢の比較

「削除するか、残すか」は二択ではありません。目的ごとに選べます。

なお、退職者のアカウントに限らず「共有リンクを送ったのに開けない」という相談も同じ根から出ていることがあります。原因の切り分けはGoogleドライブの共有リンクが開けない原因と対処5つにまとめています。

まとめ：削除の前に15分、退職の前に共有ドライブ

やるべきことは多くありません。退職が決まったら owner:me で所有ファイルを棚卸しし、業務で使うものは共有ドライブへ移す。残りはオーナー権限を譲渡し、アカウントはいったん一時停止にしておく。これだけで、この記事で挙げた事故はほぼ起きなくなります。すでに消してしまった場合は、20日という期限だけ覚えておいてください。

そして、退職のたびに同じ不安が起きるのは、業務そのものが個人のファイルの上に乗っているからです。置き場所を直すだけでも十分効きますが、仕組みとして作り替えたい場合は、お気軽にご相談ください。