生成AIは全社員に配るか部署に絞るか｜人数の決め方と料金

見積もりを取る直前にいちばん詰まるのが、「生成AIの有料プランを全社員分そろえるのか、まずは一部の部署だけにするのか」という人数の判断です。ここが決まらないと、同じ会社でも月額は数千円と数十万円に分かれ、提案の比較もできません。

この記事は、誰に・何人に配るかという組織の広げ方だけに絞って、3つの選び方の違い、1ユーザーあたりの公式料金（2026年9月18日時点）、発注前に社内で決めておく項目を整理します。どの業務から使うか、研修や運用体制をどうするかは別の判断なので、該当する記事へのリンクを置いています。

結論：中小企業は「部署単位で始め、四半期ごとに配り直す」が現実的

先に結論です。まず1〜2部署に配り、四半期ごとに使われているかを見て席を配り直すのが、中小企業では最も失敗が少ない広げ方です。理由は単純で、生成AIの有料プランは1ユーザー月額800円〜3,000円台の席単位の課金であり、使っていない席もそのまま請求されるからです。30名に配って10名しか開かなければ、月額の3分の2は在庫になります。

総務省の令和7年版情報通信白書によると、生成AIの活用方針（積極的に活用する方針、または活用する領域を限定して利用する方針）を定めている日本企業の比率は2024年度調査で49.7%で、中小企業では「方針を明確に定めていない」との回答が約半数を占めます。多くの会社は、配る範囲を決める手前の段階にいます。逆に言えば、範囲を1行で決めるだけで、見積もりは比較できる形になります。

3つの配り方を、コストと「やめやすさ」で比べる

広げ方は大きく3つです。金額の大小ではなく、後戻りのしやすさと誰が使っているか把握できるかで性格が分かれます。

3つは順番に並んでいて、途中を飛ばすと戻りにくくなります。まだ「効く業務」が実測で分かっていないなら、少数のパイロットから始めるのが安全です。その段階の費用の組み方はAI導入をスモールスタートする費用とPoCの相場にまとめてあります。逆に、既に1部署で毎日使われていて待ちが出ているなら、全社一括に進む判断は合理的です。

1ユーザーあたりの料金の目安（2026年9月18日時点）

金額は改定が頻繁なので、各社の公式ページで確認した数字をそのまま置きます。以下はすべて1ユーザーあたりの月額で、2026年9月18日に公式の料金ページ（およびOpenAIのヘルプセンター）で読み取った値です。米ドル表記のものは為替で円換算が動きます。

ChatGPT Enterpriseは公開の価格表がなく問い合わせが必要なため、この表には金額を載せていません。Google WorkspaceとMicrosoft 365のEnterprise系も同様です。

表から読める判断材料は2つあります。1つは、すでにGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365を全社で使っているなら、生成AIは新しい契約ではなく既存ライセンスの等級を上げる話になることです。この場合「全社一括」の追加コストは小さく、判断の軸が費用から情報の扱いに移ります。もう1つは、年払いは1〜2割安い代わりに、期間中に席を減らす自由を手放すことです。初回は月払いで始め、使われ方が読めてから年払いに切り替えるほうが、総額では損をしにくくなります。

私たちもこうした配り方の切り分けからご一緒することがあり、月1回のAIミーティングで対象部署の選び方や棚卸しの進め方をご相談いただく形のAI導入支援もご用意しています。記事の途中で恐縮ですが、社内に判断する人が足りないときにはお役に立てるかもしれません。よろしければご覧ください。

何人に配るかは「対象業務の担い手＋その上司」で数える

人数は、部署の人員表からではなく対象業務を実際に手で回している人から数えます。手順は3つです。

• 担い手を数える：その業務を週1回以上こなしている人を名前で挙げる。これが最小の席数
• 確認する人を1名足す：出力を承認する上司・チェック役。使っていない人が承認だけすると、品質の判断ができなくなる
• 言い出した人を足す：社内で最初に使いたいと言った人。習熟が早く、他の人への教え役になる

この数え方だと、多くの中小企業では初回は5〜10席に収まります。どの業務を対象にするかが決まっていない場合は人数も決まらないので、先に生成AIをどの業務から入れるかの優先順位の決め方で対象を1つ確定させてください。順番を逆にすると、席数が「なんとなく全員」になります。

発注前に社内で決めておく4項目

この4つが決まっていれば、どの提案が来ても比較できます。決まっていないと、契約後に社内で止まります。

①誰の予算から出すか

部署費なのか、管理部門の共通費なのかを先に決めます。部署費だと使われない席を部長が自分で切れる反面、他部署へ広げる動機が生まれません。共通費だと広げやすい代わりに、誰も減席を言い出さなくなります。どちらでもよいのですが、席を減らす決定を誰がするのかまで決めておく必要があります。

②棚卸しの頻度と基準

四半期に1回、管理画面の利用状況を見て、直近1か月で一度も使っていない席は回収すると決めておきます。回収は罰ではなく、待っている別の人に回すためだと先に伝えるのが肝心です。この作業を誰が担うか決まらないまま契約すると、席は増える一方になります。社内に運用を見る人がいない場合の組み方は社内AIの運用担当がいない会社の体制の作り方を参照してください。

③解約・減席の条件

年払いは期間中に席を減らせない場合があります。契約前に「途中で減席できるか」「解約は何日前までか」「途中解約時の返金はあるか」の3点を、提案書ではなく契約条件の文面で確認します。やめ方を確認していない契約は、翌年も同じ席数で自動更新されます。

④入れてはいけないデータの線

人数を広げるほど、入力される情報の種類は増えます。最低限、顧客の個人情報、未公表の取引条件、他社から預かった資料の3つは入力禁止か、管理者が許可した領域だけで扱うと決めておきます。総務省の白書でも、生成AI導入の懸念として活用方法の次に社内情報の漏えい等のセキュリティリスクが挙げられています。全社一括で配るなら、この線引きは配布と同時に周知される必要があります。

起きやすい失敗は2つある

全社に配って使われない

いちばん多い失敗です。席は全員分あるのに、ログイン率が1〜2割で止まります。原因は道具ではなく、自分の担当業務のどこで使うのかが本人に分かっていないことです。全社一括を選ぶ場合は、配布と同時に業務ごとの使いどころを渡す必要があり、そこが用意できないなら部署限定のほうが結果が出ます。使い方を社内に定着させる進め方は生成AIの社内研修を何から始めるかが参考になります。

絞りすぎて横に広がらない

逆の失敗も実際に起きます。1部署で成果が出ているのに、席を増やす判断が半年以上先送りされ、他部署は手作業のままという状態です。原因は、成果が対象部署の中でしか語られていないことです。パイロットの段階から、処理時間や件数のような他部署でも通じる数字で記録しておくと、広げる稟議が短くなります。「便利だった」という感想だけでは席は増えません。

見積もりを取る前の最終確認

提案を依頼する前に、次の1文が書けるかを確認してください。「◯◯部の△名に、□□の業務で、まず3か月、月払いで配る。四半期末に利用状況を見て増減する」。この形になっていれば、どの提案も同じ条件で比較でき、社内の合意も取りやすくなります。

書けない場合、足りていないのは料金の情報ではなく対象業務の決定です。その場合は席を買う前に、対象を1つ決めるところに時間を使うほうが、結果として安く済みます。