Gmailで25MBを超える添付の送り方｜3つの方法と開けない事故

Gmailで見積書の一式や動画、図面をまとめて送ろうとしたら、添付がうまくいかない、あるいは勝手にGoogleドライブのリンクに変わった——この記事はその場面に向けて書いています。

先に結論です。個人用のGmailで添付できるのは合計25MBまでです。25MBを超えたファイルは添付されず、自動的にGoogleドライブのリンクとしてメールに入ります（Gmailヘルプ）。つまり「送れない」のではなく、送り方が添付からリンクに切り替わるだけです。ただしそのまま送ると、相手が開けない事故が起きやすいので、送る前に共有の設定を1つだけ確かめる必要があります。会社のGoogle Workspaceのアカウントでは、上限そのものを管理者が決めています。

25MBのルールを正しく押さえる

Gmailヘルプに書かれている決まりを、業務で迷いやすい順に並べ直すと次のとおりです。

見落とされやすいのが「合計」という点です。10MBのPDFを3つ付けると、1つずつは小さくても合計30MBで上限を超えます。実務では、最後に付けた1つがリンクに変わり、他は普通の添付のまま、という混ざった状態のメールになって相手を混乱させることがあります。

25MBを超えるときの送り方は3つ

迷ったら①です。Gmail自身が25MB超を自動でドライブのリンクに切り替える設計になっているので、それに合わせるのがいちばん事故が少ない方法です。②と③は、相手側の事情でリンクが使えないときの代わりと考えてください。

Googleドライブのリンクで送る手順

1. パソコンでGmailを開き、左上の［作成］をクリックします
2. メッセージ下部の、ドライブを使用してファイルを挿入するアイコンをクリックします
3. 送りたいファイルを選び、ページ下部で送り方を選びます。［ドライブのリンク］か［添付ファイル］かを選べます
4. ［挿入］をクリックします

手順はGoogleドライブのファイルを Gmail に添付する（Gmailヘルプ）に沿っています。送信時、Gmailは受信者にファイルを見る権限があるかを確認し、無ければ送る前に共有設定の変更を求めてきます。ここでの選び方が、相手が開けるかどうかを決めます。

「リンクを知っている全員」と「受信者だけ」の違い

限定公開にした場合、相手がGoogleアカウントを持っていない、受け取ったアドレスがGoogleアカウントではない、メーリングリスト経由で届いたのいずれかだと、相手はファイルを開けません（Gmailヘルプの記載）。取引先から「リンクが開けない」と返ってくる原因のほとんどはこれです。開けない側の画面で何が起きているかはGoogleドライブの共有リンクが開けない原因と対処にまとめています。

逆に「リンクを知っている全員」にすると、メールが転送された先の人も同じように開けます。見積書や個人情報を含む資料なら、限定公開にしたうえで、相手に開けたかを一言確認するほうが安全です。

ファイルを小さくして添付する場合

写真を多く貼ったPDFや、スマートフォンで撮った画像は、中身を変えずに数分の1まで小さくできることがよくあります。ただし、縮めてよいものと縮めてはいけないものがあります。

• 縮めてよい：現場写真、商品写真の確認用、写真の多いパンフレットの確認用PDF
• 縮めてはいけない：印刷に使う入稿データ、図面、契約書など細部の読み取りが前提のもの

ZIPに圧縮すると小さくなると思われがちですが、PDFや写真（JPEG）はもともと圧縮済みの形式なので、ZIPにしても大きさはほとんど変わりません。また、Gmailはパスワード付きのZIPで中身が圧縮ファイルのものをブロックします。いわゆる「パスワード付きZIPを送って、パスワードを別メールで送る」やり方は、Gmailでは届かないことがあると覚えておいてください。

リンクに変わらず、送信そのものが失敗するとき

ブロックされる形式はGmail でブロックされるファイルの種類に一覧があり、随時更新されると明記されています。100MBを超えるファイルをドライブで共有したときに相手側に出る「ウイルススキャンを実行できません」という表示は、ウイルススキャンを実行できませんの意味と対処で扱っています。

毎回25MBで困るなら、送り方ではなく置き場所の問題

見積書・図面・写真を毎週のようにメールで送っているなら、毎回の送り方を工夫するより、共有フォルダを1つ作って相手と継続的に共有するほうが手間も事故も減ります。メールにはフォルダのリンクだけを書き、ファイルはそこに置く。版の取り違え（どれが最新の見積書か分からない）も防げます。

現場で多いのは、案件ごとの資料がメールの添付とスプレッドシートとドライブに散らばり、誰が何を送ったかを追えなくなる状態です。私たちMihataは、こうした案件管理をスプレッドシートを土台にした社内アプリにまとめるお手伝いもしています。記事の途中で恐縮ですが、よろしければ合わせてご覧いただけたら嬉しいです。

社内のアカウントで上限が25MBと違う、あるいは社外へのドライブ共有が禁止されていて送り方が決められない、といった事情があれば、いまの運用をそのままお聞かせください。送り方のルール作りからご一緒します。